Define la tarea y comparte solo lo que necesita. Quitar el nombre no basta si otros detalles identifican a alguien; desactivar historial tampoco evita todo tratamiento.
Empieza escribiendo qué quieres que haga la IA
«Voy a subir un presupuesto» describe un archivo, no una necesidad. «Quiero aclarar la redacción de tres partidas» define una tarea. La diferencia importa: para revisar el estilo de unas partidas normalmente no hace falta adjuntar nombre del cliente, domicilio, cuenta bancaria ni todo el historial comercial.
Antes de abrir el asistente, termina esta frase: «Necesito ayuda para…». Después separa los datos imprescindibles para esa tarea de los que acompañan al documento por costumbre. Si puedes obtener una ayuda equivalente con una plantilla ficticia, evita enviar el original.
La AEPD recomienda limitar la información personal expuesta y revisar quién trata los datos y con qué condiciones. Que un servicio admita un archivo no significa que debas enviarlo ni que tengas autorización sobre información de terceros.
Un presupuesto de práctica antes y después
Copia inicial: Cliente: Marina Prueba. Contacto: persona@example.invalid. Referencia: DEMO-41. Trabajo: revisión de seis textos, 6 × 20 €; adaptación de dos páginas, 2 × 40 €. Nota interna: «el cliente necesita el proyecto por un cambio de equipo».
Copia para revisar el estilo: «Partida A: revisar seis textos. Partida B: adaptar dos páginas. Reescribe las descripciones con lenguaje claro. No añadas alcance, plazos ni garantías».
Copia para revisar sumas: «Ejercicio ficticio: 6 unidades a 20 € y 2 unidades a 40 €. Calcula subtotales y total. No inventes impuestos, descuentos ni condiciones».
La segunda copia conserva lo necesario para el estilo. La tercera conserva unidades e importes: 120 + 80 = 200 €. Ninguna necesita el correo, el motivo interno ni la referencia. Puedes descargar ambas versiones de práctica.
Este antes/después es una demostración editorial de minimización. No lo hemos enviado a un chatbot y no demuestra que una transformación automática o un proveedor protejan cualquier documento.
No todo dato sensible tiene el aspecto de una contraseña
Evita compartir contraseñas, códigos de un solo uso, claves de recuperación, números completos de tarjeta y secretos de acceso. También requieren especial cuidado historiales personales, documentación de identidad, información de salud y material laboral confidencial.
Revisa datos menos evidentes: nombres de clientes, conflictos internos, fechas de una operación, referencias de pedidos o una descripción que solo pueda corresponder a una persona. Incluso sin nombre, una combinación de lugar, cargo y situación puede identificar a alguien.
Una etiqueta «Persona A» no convierte automáticamente un caso en anónimo. Si quien lee puede reconstruir la identidad mediante otros detalles, has cambiado el nombre, no eliminado la posibilidad de identificación. La decisión de compartir exige considerar el conjunto y el permiso que tienes.
La tarea determina qué puedes conservar
| Tarea | Información posiblemente necesaria | Información que puedes retirar del ejercicio |
|---|---|---|
| Mejorar el tono de un correo | Objetivo y texto mínimo | Contactos, firma completa e historial ajeno |
| Comprobar una suma | Unidades e importes relevantes | Cliente, dirección y forma de pago |
| Ordenar una estructura | Títulos y relación entre secciones | Contenido confidencial que no afecta a la estructura |
No es una lista universal de autorización. Un número o una descripción también pueden ser confidenciales. Si pertenecen a tu organización, comprueba el procedimiento de herramientas autorizadas antes de mandarlos fuera.
Cuando necesitas conservar cifras reales para una operación, reduce el resto del contexto y verifica si el envío está permitido. Cuando solo necesitas aprender una fórmula, usa cifras ficticias como las de esta guía.
Comprueba exactamente el archivo que vas a adjuntar
- Trabaja sobre una copia. Ponle un nombre que diferencie la versión preparada del original.
- Revisa el contenido visible. Busca nombres, firmas, cabeceras, direcciones, identificadores y fragmentos que no necesita la tarea.
- Revisa lo que no aparece a primera vista. Examina comentarios, control de cambios, hojas adicionales, propiedades y nombres de archivos.
- Abre la versión final. Comprueba que no has seleccionado el original por tener un nombre parecido.
- Haz una lectura de contexto. Pregunta si los detalles restantes permiten identificar a alguien o revelan un secreto.
En un PDF, cubrir una palabra con un rectángulo no demuestra que el texto haya desaparecido. Una comprobación básica consiste en intentar seleccionarlo o buscarlo en el archivo final, aunque esa comprobación por sí sola no certifica una eliminación completa. Si no puedes garantizar el resultado, crea un documento nuevo con el contenido mínimo permitido.
Historial, entrenamiento y tratamiento no son lo mismo
Revisa el producto concreto y el tipo de cuenta. Un ajuste sobre entrenamiento responde a una pregunta distinta de cuánto tiempo se conserva una conversación, quién puede revisarla o qué sucede si envías comentarios.
Por ejemplo, el Centro de Privacidad de Gemini, consultado el 5 de octubre de 2026, explica que desactivar Guardar actividad o usar una conversación temporal no impide todo tratamiento necesario para responder y proteger el servicio. La política describe condiciones específicas para actividad, revisión y comentarios. No extrapoles esas reglas a cualquier asistente o cuenta empresarial.
Antes de compartir, busca respuestas para cuatro cuestiones: finalidad del tratamiento, conservación, acceso o revisión y posibilidad de ejercer controles. Si la respuesta importante no está clara, elige material ficticio, una herramienta autorizada o una tarea sin subida de información.
Si ya has enviado algo que no debías
Detén nuevas subidas y anota qué material enviaste, a qué producto y cuándo. Revisa sus opciones de eliminación y contacto. Borrar una conversación visible no demuestra que desaparezcan de inmediato todas las copias o todos los tratamientos previstos en su política.
Si compartiste una credencial, no trates el incidente como un simple problema de estilo: cambia o revoca esa credencial por el canal oficial correspondiente. Si afecta a información de trabajo o de otra persona, sigue el procedimiento de incidentes que corresponda y busca orientación competente.
No intentes resolverlo enviando un segundo documento aún más completo. Para mensajes que te piden datos con urgencia, el analizador de mensajes sospechosos puede ayudar a revisar señales; no necesita identificadores privados y no certifica que el remitente sea seguro.
Preguntas frecuentes
¿Quitar el nombre convierte el documento en anónimo?
No necesariamente. Otros detalles, o su combinación, pueden permitir identificar a la persona. Reduce el contexto según la tarea y no prometas anonimato sin comprobarlo.
¿Con el historial desactivado puedo subir cualquier documento?
No. Comprueba conservación, tratamiento y permisos de tu producto y tu cuenta. Ese ajuste tampoco sustituye la autorización para compartir información de terceros.
¿Qué hago si solo quiero mejorar una frase?
Crea una copia con esa frase y el contexto mínimo permitido. Usa marcadores o un ejemplo ficticio cuando los datos reales no sean necesarios. Las plantillas de instrucciones ayudan a delimitarlo.
Fuentes y comprobación
- AEPD · Recomendaciones para usuarios de chatbots de IA
- Google · Centro de Privacidad de las Aplicaciones de Gemini
Fuentes consultadas el 5 de octubre de 2026. Las funciones y condiciones pueden cambiar. Los ejemplos inventados se identifican como tales.
5 de octubre de 2026: incorporamos un presupuesto ficticio antes/después, una revisión por tarea y límites claros de la desidentificación y los ajustes de actividad.
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